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slowly life

のしん@しんしあ

【メモ】オフ主催チェック項目

初めての対戦オフ主催を経験して、事前準備の至らなさを痛感してしまったので次回の自分へのチェック用に。一応どのようなオフ会にでも当て嵌まる事項は多いはず。もし更に追加すべきものがあったらコメントで教えて頂けると幸いです。

 

 

 

・イベントの開催、内容の決定

・スタッフの決定

・会場予約、必要機材(貸出)予約(=日時決定)

・人数設定

・費用概算

・参加費決定(参加費が減る分には参加者は困らないのだから概算がうまくできないなら最初は多めに見積もっておけば良い)

・告知、募集

・参加募集の締め切りを決めておく(直前の連絡に対応できないため)

・見学の可否、キャンセル料の有無の把握、明記

・会場付近のコンビニ等の有無の把握、明記

 

・参加者人数の把握

・参加者の移動手段の概ねの把握(遠方からの参加者が多い場合は道案内などがいると良い。またカラオケオールなどが望まれる場合もある)

・スタッフ全員への情報の伝達(スタッフが会場把握してないとかはアホ)

・参加者の人物像の把握(お互い初対面で当日何もアクション起こせないとか気まずい。参加コメントとかからでも少しは想像できる)

・参加者ネームプレートを作る場合はカードのサイズを確認してからカバーを選ぶ

・ネームプレートは見やすく読みやすく

・景品の準備も早いうちに

・参加者名簿を作る(参加費徴収時に重宝。早退も記入できると最後の人数把握もできる)

・会場に行ってからする作業は極力無くす

・必要機材(自前)の準備

 

・見せ合いシート、ブロックシート作成

・当日の会場での机椅子の配置を決める

・決勝トナメの組み合わせ方を決める

 

・当日受けそうな質問、起こりそうなトラブルへの注意書きをリストアップしておく(開始時に念押し)

・自分以外のスタッフもトラブルに対処できるようにする

・筆記用具を多めに用意

・前日はよく寝る(徹夜で準備して当日居眠りじゃ示しがつかない)

・二次会、三次会は事前にある程度プランを立てておき、告知時に希望者を募集する(本オフ会解散時にもたつくのは締りが悪い。参加申請締め切りの決定はここの予約都合に合わせると良いか)

・遠征組を見送る

 

・結果を近日中にまとめる

 

 

 

こんなところでしょうか。突き詰めればまだまだありそう。

これらはもちろん主催一人でなく、主催とスタッフで行うことですが、主催は全部のとこに目が通っているべきなのかなーと考えました。

一度主催を経験してわかったことは、

「参加者の笑顔が写った集合写真は最高!」

ってことですね。

参加者にもっとイイ顔させられる主催を目指したいです。